O controle de estoque é uma tarefa muito importante em qualquer empresa que trabalhe com produtos, seja produtos para insumo, produtos para consumo ou produtos para revenda. No caso de gestão de estoque em clínicas, o controle também é muito importante, especialmente em clínicas que usam insumos para prestar seus serviços, como no caso das clínicas de estética.
Para falarmos sobre este tema, vamos primeiro definir alguns conceitos importantes:
O que são os insumos em uma clínica?
Os insumos são produtos que são utilizados durante a prestação de algum serviço, como por exemplo agulhas, gazes, cânulas, toxina botulínica, ampolas de preenchimento, anestésicos, cremes e demais itens que são necessários para a prestação do serviço comercializado com o paciente/cliente.
O que são os produtos para revenda?
Estes produtos em estoque têm como objetivo serem revendidos pela clínica aos clientes, podem ser por exemplo, hidratantes, protetor solar, sabonetes ou algum outro produto físico qualquer.
O que são os produtos para consumo?
Estes itens são os materiais que são consumidos internamente pela própria clínica para sua manutenção, como material de escritório (papel sulfite, tintas de impressora, toner, canetas), materiais de higiene (álcool-gel, sabonete etc) e produtos de limpeza como detergente, desinfetante etc.
Então podemos perceber que basicamente teremos 3 tipos de produtos a serem guardados em estoque: os produtos insumos, produtos para revenda e os produtos de consumo.
Em uma clínica, os insumos são de fundamental necessidade de controle, especialmente no caso de itens caros como toxina botulínica, preenchedor etc. onde apenas uma única unidade pode custar centenas ou até milhares de reais, então ter um controle fiel ajudará muito na gestão do estoque, gestão financeira, além de evitar desvios e perdas.
Sobre itens para revenda, a maioria das clínicas não vende produtos. Mas quando existe produtos para revenda no portfólio da clínica, certamente não é a principal atividade da clínica, posto que a principal atividade da clínica é a prestação de serviços. Então, esta categoria de estoque simplesmente não existe na gestão da clínica ou quando existe, é uma categoria que em geral terá pouca variedade de itens.
Já sobre os itens de consumo, como os materiais de escritório, materiais de higiene, materiais de limpeza e afins, estes itens representam em geral um valor menor no estoque comparado ao valor do estoque de insumos, mas mesmo assim, o ideal é também ser controlado no estoque, pois evitará perdas e desvios.
Há diversas formas e métodos de controle de estoque. Precisamos partir do princípio que em pleno ano 2022 (ou algum ano além deste) o ideal é utilizar um bom sistema informático de controle de estoque em detrimento às planilhas ou anotações em papéis. Um bom sistema informático de gestão de estoque para clínicas permite que se registre um número elevado de movimentações de estoque, mantendo um padrão de organização, além de melhor disponibilidade e integridade dos dados, diferente de planilha ou papeis onde os registros podem facilmente se perder ou haver erros de cálculos além da dificuldade em fazer cruzamento de dados e geração de relatórios.
Então, considerando a utilização de um sistema informático, qual utilizar? Primeiro, precisamos entender se estamos falando de uma pequena, média ou grande clínica. Isto se deve ao fato de que quanto maior a clínica, espera-se que a clínica tenha mais funcionários na área administrativa, então, o nível de controle do estoque pode ser mais sofisticado e complexo. O sistemas de grandes clínicas, especialmente os dos hospitais, possuem uma complexidade maior de operar o estoque pois partem do pressuposto que a empresa grande possui funcionários dedicados a cada etapa do controle do estoque, assim, tem os funcionários que dão entrada no estoque, funcionários que dão baixa no estoque, funcionários que fazem inventários, assim por diante, ou seja, uma realidade muito diferente das pequenas e médias clínicas que por vezes possui apenas uma ou duas secretárias e equipe administrativa e de gestão bem compacta. Por outro lado, para as clínicas de pequeno e médio porte, o nível de gestão de controle de estoque não pode ser tão simplificado a ponto de não obtermos os dados necessários mínimos para o correto controle e gestão, porém, não pode ser tão complexo quanto os sistemas de grandes clínicas e hospitais. Ou seja, sistemas de controle de estoque para grandes empresas são inadequados para pequenas e médias empresas e vice-versa.
E o que consideramos fundamental em um controle de estoque para uma clínica de pequeno e médio porte? Para facilitar o entendimento, responderei por tópicos:
É fundamental ao cadastrar um item de estoque definir se ele é um item de insumo, revenda ou consumo, pois desta forma, poderemos gerenciar o estoque em relatórios mais customizados, afinal, o nível de gestão que a clínica deseja ter, por exemplo, com toxinas botulínicas, preenchedores etc. certamente não é o mesmo que precisa ter com um produto de limpeza como um detergente de pia.
Importante também cada clínica poder criar as suas categorias para os insumos, para as revendas e para os consumos. Contudo, especialmente é importante as categorias para os insumos. Por exemplo, você pode ter uma categoria chamada de injetáveis onde cadastrará toxinas botulínicas, preenchedores, bioestimuladores e afins, itens que são muito caros e merecem uma atenção especial, ou seja, uma categoria. Por outro lado, você pode ter uma categoria para itens de menor valor como gazes e agulhas baratas. O importante é que o sistema permita que você crie as categorias que façam mais sentido para a sua operação administrativa, sem complicar demais, porém, sem simplificar demais.
Custo médio de cada item do estoque: Este item é fundamental para duas coisas: a) sabermos qual o valor de cada item e de valor global do estoque em determinada data. b) precisamos do custo dos insumos para corretamente apurarmos lucro ou prejuízo em determinado período. O valor do estoque é um ativo muito importante e muitas clínicas simplesmente não tem esta informação. Portanto é fundamental que o sistema informático possua uma metodologia correta e adequada para controle a ajuste do custo de cada item, consequentemente gerando relatórios de valor de estoque por categoria e total. Porém, observamos que a maioria dos sistemas de mercado para pequenas clínicas não controlam o custo do estoque deixando de dar ao gestor da clínica informações administrativas preciosas.
O sistema deve também permitir ajustes de entrada, saíde e de custo médio dos itens através de ações dos inventários . Os inventários são rotinas de conferência de estoque. Podem ser realizadas semanalmente, mensalmente ou qualquer outra frequência desejada, assim, de tempos em tempos é contabilizado as quantidades dos items no estoque, comparado com o registrado no sistema, e se necessário, ajustar no sistema para que a quantidade do item no sistema seja igual ao do estoque físico real.
Portanto, se bem concebido, o sistema informático de gestão de clínicas será capaz de dar ao gestor informações do histórico das movimentações, entradas e saídas em determinado período, alerta de quantidades abaixo das quantidades mínimas, uma boa capacidade de pesquisa e saldos de valor do estoque por item, por categoria e no total. Além disto, quando se tratar de insumo, o ideal é que o sistema informático possibilite o vínculo do atendimento do paciente com a baixa nos itens utilizados vindos do estoque.
O Clinik.net foi concebido para ser um excelente gestor de estoque para pequenas e médias clínicas, podendo criar categoria para cada item, e controlando o valor do item e do estoque a cada movimentação de forma simples e eficaz, utilizando as melhores tecnologias e metodologias de administração de estoque para este perfil de clínicas, assim, o gestor combinará o menor esforço de controle com o maior nível de gestão e informação, inclusive para que se tenha dados confiáveis para o balanço e para o DRE (lucro ou prejuízo em um período).
Aliás, para saber o correto lucro de um período na clínica, digamos, lucro do mês passado, se a clínica não tem devidamente controlado o custo dos insumos utilizados no período, certamente será impossível saber com exatidão qual o lucro. De outra forma, se houver uma metodologia inadequada de controle dos custos dos itens de estoque, até se terá o resultado do lucro, porém sem grande precisão. No Clinik.net, com a metodologia utilizada no sistema será possível saber com precisão quanto de insumos foi utilizado em cada período, tanto em quantidade de insumos quanto em valores financeiros dos insumos. Estes dados são cruciais para se apurar um lucro verdadeiro e confiável. Sem a correta baixa dos insumos com seus custos corretos, saber qual foi o lucro do período torna-se uma tarefa imprecisa, senão impossível.
Agora, qual a métrica para considerarmos uma clínica pequena, média ou grande? Talvez não exista apenas uma única resposta, mas podemos considerar que de 10 ou mais profissinais da área da saúde utilizando o sistema, seria já um sistema para uma grande clínica. E de 10 para baixo, estaríamos falando de uma pequena ou média clínica.
O Clinik.net é um sistema de gestão de clínicas com as melhores metodologias para pequenas e médias clínicas de fácil utilização tanto para as secretárias, os profissionais prestadores de serviços (médicos, fisioterapeutas, esteticistas etc) e para os gestores da clínica. Excelentes funcionalidades pensadas para este perfil de clínica.
Para saber mais, entre em contato com a equipe Clinik.net. Além de sermos uma plataforma de gestão para pequenas em médias clínicas, temos uma equipe de consultores que ajudam na melhor configuração do sistema para a sua clínica e tira todas as dúvidas sempre e sem custo adicional.